Как подойти к задаче без лишней магии
Я бы разрешил AI писать черновик коммерческого предложения, но не разрешил бы ему искать цены по папке со старыми КП. Красивое предложение с прошлогодним прайсом — это уже не экономия времени, а риск для продаж.
Ошибка, которую я бы сразу убрал: Модель хорошо собирает текст из переписки, но не понимает, какой срок и скидка действительно утверждены. Поэтому источник каждой цифры нужно хранить рядом с черновиком.
Что подготовить и какой результат ждать
- На выходе: Менеджер получает документ, который нужно отредактировать и проверить, а не переписывать с нуля или искать цены по старым файлам.
- Создайте шаблон брифа: клиент, задача, объём, ограничения, срок, бюджетный диапазон, обязательные блоки и запрещённые обещания.
- Сохраните исходные данные и права доступа отдельно от результата, чтобы можно было проверить, что сделал черновик коммерческого предложения.
- Сравните предложение с брифом и прайсом: каждая сумма и дата должны иметь источник.
Соберите КП из брифа и проверяемых данных
- Соберите источники цен и условий
Вынесите прайс, сроки и ограничения в таблицу с effective_from и owner. Не подключайте папку со всеми старыми КП без статуса актуальности.
Проверьте: Для каждой цифры можно назвать источник и дату.
Если не сработало: Оставьте поле requires_review вместо догадки.
- Заполняйте бриф перед промптом
Передайте модели не длинную переписку, а поля клиента, задачи, объёма и ограничений. Сохраните ссылку на исходную переписку рядом с черновиком.
Проверьте: Модель не путает цель клиента с внутренним комментарием менеджера.
Если не сработало: Сначала попросите AI выделить факты и вопросы, а не писать КП.
- Генерируйте по секциям
Попросите вернуть блоки: проблема, подход, состав работ, сроки, что нужно от клиента, цена и следующий шаг. Каждый блок должен иметь статус confirmed или review.
Проверьте: Менеджер видит, какие части требуют ручной проверки.
Если не сработало: Отключите автоматическое форматирование и проверьте данные в таблице.
- Проведите финальную проверку
Перед отправкой сверяйте имя, валюту, налог, сроки, обещания и контакт. Отправка из workflow должна быть отдельным действием с approval.
Проверьте: Без approval письмо клиенту не уходит.
Если не сработало: Оставьте кнопку «Скачать черновик», а отправку делайте вручную.
Сначала заведите бриф и прайс
В брифе держите client, problem, scope, exclusions, deadline, budget_range, required_sections и forbidden_promises. В прайсе — product_id, price, currency, effective_from, effective_to и owner. Старые документы не удаляйте, но помечайте их архивными.
Промпт должен просить блоки: проблема, подход, состав работ, сроки, цена, что нужно от клиента, следующий шаг. Для каждого блока добавьте status confirmed или review. Если факта нет в источнике, пусть модель вернёт requires_review, а не заполнит пробел убедительным текстом.
- Перед отправкой проверяйте имя, валюту, налог и срок.
- Генерация и отправка должны быть двумя разными кнопками.
Минимальный approval
Сохраните документ как draft, отправьте менеджеру ссылку и не давайте workflow право вызвать Send email. После approve запишите кто подтвердил и версию прайса. Если данные изменились, старый черновик должен стать invalid, а не уйти клиенту автоматически.
Источником цены должна быть строка прайса
В прайсе храните `product_id`, `price`, `currency`, `effective_from`, `effective_to` и `owner`. В брифе — `client`, `problem`, `scope`, `exclusions`, `deadline`, `budget_range` и `forbidden_promises`. AI собирает блоки документа, но каждая сумма и дата получает `source_id` и `status = confirmed/review`.
Сохраняйте документ как draft и отправляйте менеджеру ссылку. Отдельная кнопка approve проверяет актуальность прайса и только потом разрешает Send email. Если цена изменилась, старый черновик переводите в `invalid`, а не отправляйте автоматически.
Что должно измениться после настройки
Менеджер получает документ, который нужно отредактировать и проверить, а не переписывать с нуля или искать цены по старым файлам.
Почему красивое КП всё равно приходится переделывать
Давать модели папку с неактуальными прайсами.
Просить написать убедительно и не задавать правила про факты.
Смешивать внутренние комментарии с текстом для клиента.
Отправлять документ автоматически после генерации.
Когда нужен защищённый контур документов
Нужен специалист, если предложение собирается из нескольких систем, зависит от сложной калькуляции или содержит юридически значимые условия.
Что проверить перед отправкой клиенту
Кому подходит этот способ работы с черновик коммерческого предложения?
AI для коммерческих предложений хорошо собирает первый черновик, если получает структурированный бриф и утверждённые цены. Финальные обещания, сроки, скидки и юридические условия всё равно должен проверить человек.
С чего начать, если всё пока делается вручную?
Создайте шаблон брифа: клиент, задача, объём, ограничения, срок, бюджетный диапазон, обязательные блоки и запрещённые обещания.
Как проверить, что настройка не навредит?
Сравните предложение с брифом и прайсом: каждая сумма и дата должны иметь источник.
Что делать при непонятном результате?
Пометьте документ draft, выделите неподтверждённые поля и верните его менеджеру без отправки клиенту.
