Как подойти к задаче без лишней магии
Что бы я делал, если бы заявки приходили из формы, Telegram, почты и рекламы, а менеджеры отвечали «когда увидят». Сначала сделал бы так, чтобы каждая заявка попала в одну очередь, не задублировалась и получила владельца.
Ошибка, которую я бы сразу убрал: Самая частая поломка — бот отвечает клиенту, но не сохраняет исходный текст, email и источник. Через неделю никто не может понять, откуда пришёл лид и почему менеджер его не обработал.
Что подготовить и какой результат ждать
- На выходе: Каждая новая заявка попадает в одну очередь, получает статус и владельца, а менеджер видит, что уже известно и чего не хватает.
- В CRM или таблице создайте поля lead_id, source, name, email, company, request_text, budget_text, deadline_text, status и owner.
- Сохраните исходные данные и права доступа отдельно от результата, чтобы можно было проверить, что сделал очередь входящих заявок.
- Отправьте одну заявку дважды, заявку без email и заявку с вложением. Карточка должна остаться одна, а пропущенные поля — быть null или needs_info.
Настройте разбор заявки без дублей
- Сведите каналы к одной схеме
Подключите форму, почту, Telegram или webhook к одному workflow. Первым шагом добавьте Normalize text: уберите подписи, лишний HTML и приведите телефон к одному формату.
Проверьте: Одинаковая заявка из формы и почты имеет одинаковые поля.
Если не сработало: Сначала нормализуйте формат до AI — не заставляйте модель разбирать пять вариантов одной даты.
- Попросите AI только извлекать факты
Используйте правило: «Заполняй только явно указанные данные. Пропущенное поле оставляй null. Верни JSON с name, email, need и missing_fields». Не просите угадывать бюджет или срок.
Проверьте: В исходном тексте можно найти каждое заполненное значение.
Если не сработало: Покажите исходный текст менеджеру и добавьте confidence или needs_info.
- Проверьте дубль до создания карточки
Перед Create record добавьте Find record by email. Если запись найдена — обновите заметку и поставьте задачу; если нет — создайте лид. Для заявок без email используйте телефон или временный lead_id.
Проверьте: Повторная отправка не создаёт вторую карточку.
Если не сработало: Сравнивайте не только имя компании: оно часто пишется по-разному.
- Отправьте менеджеру короткую сводку
В уведомлении показывайте источник, потребность, недостающие поля, ссылку на исходную заявку и следующий шаг. Не прячьте оригинальный текст за AI-саммари.
Проверьте: Менеджер может ответить, не открывая пять разных каналов.
Если не сработало: Сделайте уведомление черновиком и назначьте владельца очереди.
Маршрут ночной заявки
Соберите цепочку: Form/Webhook → Save raw lead → AI Extract → Validate required fields → Find duplicate → Create or Update CRM record → Notify owner. В n8n это обычно Webhook, Set, OpenAI/LLM, IF, CRM node и Slack/Telegram. В Make — Webhooks, JSON Parse, AI, Router, Search records и Create record.
До AI сохраните поля raw_text, received_at, source и external_id. После AI разрешите менять только name, email, need, budget_text и missing_fields. Поля owner, status и consent должны задаваться правилами, а не моделью.
- Для формы без email ищите дубль по телефону или external_id.
- Если обязательного поля нет, ставьте needs_info, а не «квалифицирован».
{
"name": null,
"email": null,
"need": "ремонт кондиционера",
"missing_fields": ["phone"],
"confidence": 0.91
}Что должен увидеть менеджер
Уведомление должно отвечать на три вопроса: кто написал, чего хочет и что нужно сделать дальше. Покажите ссылку на исходную заявку, источник, заполненные поля и missing_fields. Не отправляйте менеджеру только красивое AI-резюме — рядом всегда оставляйте оригинал.
После теста отправьте одну и ту же форму два раза, заявку без email и заявку с вложением. На выходе должна быть одна карточка, один владелец и понятный статус обработки.
Настройки приёма формы
В n8n поставьте `Webhook`: `HTTP Method = POST`, `Path = lead-intake`, `Respond = Immediately`, проверку подписи в заголовке и отдельный `Edit Fields` для нормализации. В Make начните с `Webhooks → Custom webhook`, затем включите обработку ошибок и сохранение входного bundle.
До AI сохраните `raw_payload`, `received_at`, `source` и `external_id`. После AI разрешите менять только `name`, `email`, `need`, `budget_text` и `missing_fields`. `owner`, `status` и `consent` задаются правилами.
{
"name": "Иван",
"email": "ivan@example.com",
"request": "Нужна автоматизация отдела продаж",
"source": "website",
"consent": true
}Проверка дубля до Create record
Сначала нормализуйте email: trim, lowercase, убрать пробелы. Затем `CRM Search by email`. Если запись найдена — обновите заметку и поставьте задачу. Если нет — создайте контакт. Для заявки без email используйте телефон или стабильный `external_id`, но не имя компании.
В отдельный `IF` вынесите `missing_fields.length > 0`. Такая заявка получает `needs_data` и короткое уточнение, а не уверенное предложение цены или срока.
- Отправьте один payload дважды: в CRM должна остаться одна карточка.
- Сохраните исходный текст, даже если AI успешно извлёк поля.
Что должно измениться после настройки
Каждая новая заявка попадает в одну очередь, получает статус и владельца, а менеджер видит, что уже известно и чего не хватает.
Где автоответчик начинает мешать продажам
Просить AI угадывать бюджет, должность или срок.
Искать дубли только по имени компании.
Удалять исходную заявку после извлечения полей.
Отправлять уверенный автоответ, если обязательных данных не хватает.
Когда одной формы и простого workflow уже мало
Нужен специалист, когда заявки проходят через несколько каналов, связаны с персональными данными или должны запускать разные маршруты в CRM.
Что проверить до включения автоответчика
Что делать с заявкой без email?
Сохранить исходный текст, поставить needs_info и попросить менеджера или клиента уточнить контакт.
Нужно ли хранить исходную заявку?
Да. Иначе менеджер не сможет проверить, правильно ли AI извлёк поля.
Можно ли отвечать автоматически?
Да, но только на ограниченные FAQ. Сложные, дорогие и юридически чувствительные запросы передавайте человеку.
Как не пропустить ночную заявку?
Настройте очередь с владельцем и SLA, а не только уведомление в общий чат.
