Сначала спаси заявку, потом пиши ответ
Ночной заявке не нужен красивый ответ. Ей нужно попасть в очередь, сохранить исходный текст и утром оказаться у конкретного менеджера. Потеряешь один пункт — автоответчик создаст только иллюзию порядка.
Первое, что я бы убрал: Просить модель угадать бюджет, срок или срочность по одному эмоциональному сообщению.
Что должно быть в очереди
- Одна схема полей для формы, почты и мессенджеров.
- Сохранённый `raw_text` до шага AI.
- Правило поиска дубля до создания карточки.
- Владелец и статус для каждой заявки.
Как провести заявку от формы до менеджера
- Сведи каналы к одной схеме
Подключи форму, почту, Telegram или webhook к одному workflow. Первым шагом добавь Normalize text: убери подписи, лишний HTML и приведи телефон к одному формату.
Что увидишь: Одинаковая заявка из формы и почты имеет одинаковые поля.
Если не сработало: Сначала нормализуй формат до AI — не заставляй модель разбирать пять вариантов одной даты.
- Попроси AI только извлекать факты
Используй правило: «Заполняй только явно указанные данные. Пропущенное поле оставляй null. Верни JSON с name, email, need и missing_fields». Не проси угадывать бюджет или срок.
Сверь: В исходном тексте можно найти каждое заполненное значение.
Если не сходится: Покажи исходный текст менеджеру и добавь confidence или needs_info.
- Проверь дубль до создания карточки
Перед Create record добавь Find record by email. Если запись найдена — обнови заметку и поставь задачу; если нет — создай лид. Для заявок без email используй телефон или временный lead_id.
Что должно совпасть: Повторная отправка не создаёт вторую карточку.
Если ответ другой: Сравнивай не только имя компании: оно часто пишется по-разному.
- Отправь менеджеру короткую сводку
В уведомлении показывай источник, потребность, недостающие поля, ссылку на исходную заявку и следующий шаг. Не прячь оригинальный текст за AI-саммари.
Перед запуском: Менеджер может ответить, не открывая пять разных каналов.
Если упёрлось: Сделай уведомление черновиком и назначь владельца очереди.
Маршрут ночной заявки
Собери цепочку: Form/Webhook → Save raw lead → AI Extract → Validate required fields → Find duplicate → Create or Update CRM record → Notify owner. В n8n это обычно Webhook, Set, OpenAI/LLM, IF, CRM node и Slack/Telegram. В Make — Webhooks, JSON Parse, AI, Router, Search records и Create record.
До AI сохрани поля raw_text, received_at, source и external_id. После AI разреши менять только name, email, need, budget_text и missing_fields. Поля owner, status и consent должны задаваться правилами, а не моделью.
- Для формы без email ищи дубль по телефону или external_id.
- Если обязательного поля нет, ставь needs_info, а не «квалифицирован».
{
"name": null,
"email": null,
"need": "ремонт кондиционера",
"missing_fields": ["phone"],
"confidence": 0.91
}Что должен увидеть менеджер
Уведомление должно отвечать на три вопроса: кто написал, чего хочет и что нужно сделать дальше. Покажи ссылку на исходную заявку, источник, заполненные поля и missing_fields. Не отправляй менеджеру только красивое AI-резюме — рядом всегда оставляй оригинал.
После теста отправь одну и ту же форму два раза, заявку без email и заявку с вложением. На выходе должна быть одна карточка, один владелец и понятный статус обработки.
Настройки приёма формы
В n8n поставь `Webhook`: `HTTP Method = POST`, `Path = lead-intake`, `Respond = Immediately`, проверку подписи в заголовке и отдельный `Edit Fields` для нормализации. В Make начни с `Webhooks → Custom webhook`, затем включи обработку ошибок и сохранение входного bundle.
До AI сохрани `raw_payload`, `received_at`, `source` и `external_id`. После AI разреши менять только `name`, `email`, `need`, `budget_text` и `missing_fields`. `owner`, `status` и `consent` задаются правилами.
{
"name": "Иван",
"email": "ivan@example.com",
"request": "Нужна автоматизация отдела продаж",
"source": "website",
"consent": true
}Проверка дубля до Create record
Сначала нормализуй email: убери пробелы, приведи адрес к lowercase и проверь формат. Затем вызови `CRM Search by email`. Если запись найдена, обнови заметку и поставь задачу. Если нет, создай контакт. Для заявки без email используй телефон или стабильный `external_id`, но не имя компании.
- Отправь один payload дважды: в CRM должна остаться одна карточка.
- Сохрани исходный текст, даже если AI успешно извлёк поля.
Какие поля можно отдать модели
| Критерий | Вопрос | Хороший признак |
|---|---|---|
| Вход | Что подготовить для очередь входящих заявок? | В CRM или таблице создай поля lead_id, source, name, email, company, request_text, budget_text, deadline_text, status и owner. |
| Действие | Что система может сделать сама? | Только заранее перечисленные действия, без доступа ко всему аккаунту |
| Проверка | Как понять, что результат можно принять? | Отправь одну заявку дважды, заявку без email и заявку с вложением. Карточка должна остаться одна, а пропущенные поля — быть null или needs_info. |
| Сбой | Куда уходит непонятный случай? | Сохрани исходный текст в отдельном поле, поставь статус needs_review и не отправляй клиенту автоматический ответ. |
Как выглядит нормальная ночная заявка
Форма, почта и мессенджеры сходятся в одну очередь. Менеджер видит оригинал, заполненные поля и следующий шаг. Повторная отправка не создаёт второй лид.
Где автоответчик мешает продажам
Просить AI угадывать бюджет, должность или срок.
Искать дубли только по имени компании.
Удалять исходную заявку после извлечения полей.
Отправлять уверенный автоответ, если обязательных данных не хватает.
Когда одной очереди уже мало
Если заявки идут из нескольких каналов и CRM уже полна дублей, сначала собери единую схему данных. Потом добавляй автоответ и интеграции.
Что проверить на тестовых заявках
Что делать с заявкой без email?
Сохранить исходный текст, поставить needs_info и попросить менеджера или клиента уточнить контакт.
Нужно ли хранить исходную заявку?
Да. Иначе менеджер не сможет проверить, правильно ли AI извлёк поля.
Можно ли отвечать автоматически?
Да, но только на ограниченные FAQ. Сложные, дорогие и юридически чувствительные запросы передавай человеку.
Как не пропустить ночную заявку?
Настрой очередь с владельцем и SLA, а не только уведомление в общий чат.
